Nesta quarta-feira, 28 de novembro, o Centro de Assistência aos Municípios do Arquivo Público do Estado de São Paulo realizou uma capacitação técnica gratuita para os servidores da Câmara de Guarulhos sobre a implantação da gestão documental e a reorganização dos arquivos públicos.
“A era do arquivo morto está prestes a ficar na história”, afirmou o secretário de Administração do Legislativo, Waldomiro Ramos. Segundo ele, a capacitação marca o início do processo de modernização dos arquivos da Câmara. Ramos também enfatizou a necessidade de preservar a história da cidade e realizar um trabalho pautado pela eficiência, economia e transparência dos atos administrativos.
“É impossível digitalizar sem antes fazer o plano de classificação; isso é como gastar vela boa com defunto ruim”, alertou o técnico do Centro de Assistência aos Municípios do Arquivo Público de São Paulo, Armando José Bellinatti. Segundo ele, a reorganização e reclassificação do arquivo público deve preceder a digitalização, pois os municípios que apressaram o processo eletrônico antes de organizar os arquivos desperdiçaram tempo e dinheiro com sistemas de buscas ineficientes e armazenamentos de arquivos desnecessários. A digitalização não se justifica, segundo Bellinatti, pela economia de espaço, pois a Lei 12.682/2012 inviabiliza o descarte de documentos e registros públicos, ainda que digitalizados.
De acordo com o oficial administrativo do Centro de Assistência aos Municípios do Arquivo Público do Estado de São Paulo, Rodrigo Fagundes Sardinha Benettão, a legislação brasileira sobre arquivos e documentos públicos é clara sobre o dever do poder público de fazer a gestão integral da documentação governamental. A gestão documental é condição indispensável para que as administrações municipais possam assegurar o acesso à informação, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, bem como agregar qualidade aos serviços de interesse público e social.
O grupo multidisciplinar de servidores que compõem a Comissão de Avaliação de Documentos da Câmara deverá, entre outras funções, elaborar os planos de classificação e as tabelas de temporalidade; organizar o fluxo de documentos; formular a política de gestão documental; divulgar as diretrizes de preservação dos documentos; garantir a preservação dos arquivos de valor histórico e informativo; e autorizar a eliminação de documentos desprovidos de valor permanente.
